Program Ofis Koordinatörlüğü
Proje Koordinasyon Birimi “Program Ofis”; Proje Yönetimi Destek Birimi’nin Dünya Bankası ve her iki Bakanlık arası koordinasyon sorumluluğunun tam olarak yerine getirebilmesi amacıyla kurulmuştur. SDP'nin yazılması ve uygulanması aşamasında çeşitli yapılar altında görev almış, proje süreçlerini bilen ve Sağlık Bakanlığı birimlerine yeniden yapılanma sürecinde teknik açıdan destek verebilecek düzeyde bilgi birikimine sahip kişilerden oluşturulmuş olup, kadrosunda Proje Koordinasyon Sorumluları bulunmaktadır.
Program Ofis Koordinatörlüğününün görevleri;
- Projenin hedeflerine ulaşabilmesi İçin Genel Müdürlüklerce yürütülen çalışmaların etkinliğini bütçe ve zaman boyutunda değerlendirmek,
- Projenin farklı bileşenleriyle ilgili sorumlulukları üstlenen Genel Müdürlüklerle faaliyet planlanın uygulanması, bütçe tahsis ve gerçekleşmelerini yakından takip etmek, izlemek, gerektiğinde teknik destek sağlamak,
- Projenin sağlık hizmetlerinde istenen iyileşmeyi sağlayabilmesi için mevcut işleyişte gerekli değişiklikleri önermek,
- Stratejik planlama faaliyetine Proje Direktörüyle birlikte aktif katılarak gerek duyulan verileri sağlamak,
- Faaliyet Planlarındaki sapmaları inceleyip nedenlerinin belirlenmesini sağlamak, varsa problemlerin saptanması ve çözümü için destek olmak, gerekli düzeltici / iyileştirici işlemlerin yapılmasını ve buna bağlı olarak faaliyet planlarında gereken değişikliklerin yapılmasını sağlamak,
- Yapılan işlerin istenen kalite ve standartta olup olmadığını değerlendirmek, bu amaçla hazırlanan hizmet değerlendirme formlarını ve danışman raporlarını incelemek, gerekli gördüğü durumlarda daha ayrıntılı bilgi istemek,
- SDP faaliyetlerinin planlandığı şekilde yürümesi için ilgili GM / Birimlerle aylık İ&D toplantısı düzenlemek ve varsa sorunları, gecikmeleri, problemleri belirlemek, gecikmeler varsa ilgilileri uyarmak, giderilmesi için önlemler önermek,
- Her aylık toplantıdan sonra kısa bir rapor hazırlayarak Proje Direktörünü ve ilgili Genel Müdürü işlerin gidişi hakkında bilgilendirmek,
- İlgili GM / Birimler tarafından DB'na gönderilmek üzere hazırlanan periyodik raporları inceleyerek gerekli düzeltmeleri yapmak varsa eksiklerini tamamlamak
- İki ayda bir SDP sorumlusu Müsteşar yardımcısı ile yapılan İ&D toplantılarını organize etmek, toplantı öncesi hazırlıkları koordine etmek, Birimi hizmetin kalitesinin iyileştirilmesi için uyarır,
- Birimlerden PYDB'ye gelen satınalma ve diğer (TOR, NOB) taleplerin ikraz anlaşması ve proje bileşenlerine uygunluğunu denetleyerek sonucuna göre ilgili birimlere aktarılmasını sağlamak,
- Proje Direktörünün verdiği diğer görevleri yerine getirmektir.
